BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang     

Departementasi dalam organisasi merupakan  efesiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi dari satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja. Dalam memutuskan pola apa yang akan digunakan oleh organisasi untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatannya yang beragam untuk dilaksanakan dapat menggunakan beberapa cara, dimana kegiatan untuk mengelompokkan inilah yang disebut Departementasi. Maksud dan Tujuan Mahasiswa mampu dan dapat memahami maksud dari departementasi dengan baik Mahasiswa dapat mengetahui bentuk – bentuk departementasi Mahasiswa dapat mengetahui perbedaan departementasi divisional dengan departementasi fungsional Menambah wawasan mahasiswa mengenai pentingnya departementasi dalam suatu organisasi.

B. Tujuan

1. Untuk mengetahui definisi dari Departementasi di dunia kerja.

2. Untuk menyelesaikan tugas kuliah

C.  Manfaat

Manfaat penulisan makalah ini adalah untuk :

1. Menambah wawasan mengenai definisi tentang Departementasi

2. Mengetahui bentuk-bentuk dari Departementasi

3. Mengetahui Perbedaan Departementasi Divisional Dengan Fungsional.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Departementasi

Efesiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi dari satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja. Dalam memutuskan pola apa yang akan digunakan oleh organisasi untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatannya yang beragam untuk dilaksanakan dapat menggunakan beberapa cara, dimana kegiatan untuk mengelompokkan inilah yang disebut Departementasi.

B.  Bentuk – Bentuk Departementasi

Beberapa bentuk departementasi atas beberapa dasar menurut T. Hani Handoko (1984:176) sebagai berikut : 

1.        Fungsi : pemasaran, akuntansi, produksi atau keuangan.

2.        Produk atau jasa : divisi -divisi.

3.        Wilayah : divisi Sumatera, divisi jawa dan atau operasi internasional 

4.        Langganan : penjualan industri, pedagang, eceran, pemerintah, militer atau konsumen.

5.        Proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.

6.        Waktu : pembagian shiff kerja. 

7.        Pelayanan : bisa mencerminkan kelas eksekutif, kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan.

8.        Alpha-numerical : bisa menggunakan pelayanan telepon dimana, misalnya nomor 00000-50000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomor 50001-10000 ditempatkan pada departemen yang lain.

9.        Proyek dan matriks : digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi-energi.      

Dalam hal ini hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokkan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, lima atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departementasi.

Menurut T. Hani Handoko (1984:167) menyatakan bahwa Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.

Ernest Dale, Organization, American Management Assocition (1967,9) mengemukakan pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang Struktur Formal, Mengelompokkan dan Mengatur serta Membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para Anggota-anggota Organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efesien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini : 

1.        Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan bersama.

2.        Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga waktu menganggur, tidak efesien dan terjadi biaya yang semestinya tidak perlu.

3.        Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efesienan dan konflik-konflik yang merusak.      

Dalam pengorganisasian ada empat syarat yang perlu dipertimbangkan, yang pertama adalah Legitimasi (Legitimacy) merupakan memberikan respon dan tuntutan eksternal dengan menampilkan performa institusi yang dapat meyakinkan pihak-pihak terkait akan kemampuannya mencapai tujuan.

Kedua Efesiensi (Effeciency) merupakan pengakuan terhadap institusi dan penggunaan waktu, uang dan sumber daya yang terbatas, yaitu penentuan alat yang diperlukan, pengalokasian waktu, penggunaan dana yang tepat dan sumber daya dalam mencapai tujuan.

Ketiga Keefektifan (Effectiveness) dimana menggambarkan ketepatan pembagian tugas, hak, tanggungjawab, hubungan kerja bagian-bagian organisasi serta menentukan personel dalam melaksanakan tugasnya.

Keempat adalah Keunggulan (Excelence) menggambarkan kemampuan institusi dan pimpinan dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya sehingga dapat meningkatkan citra dan nama baik organisasi yang akhirnya dapat meningkatkan harga diri dan juga kualitasnya.     

Dengan demikian, maka Fungsi Pengorganisasian dimaksudkan untuk dapat membawa organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan penentuan sumber daya, perancangan dan pelaksanaan program, Penyusunan Struktur dan Pembagian Peran serta tugas-tugas yang jelas ditetapkan.

C. Perbedaan Departementasi Divisional Dengan Fungsional

1.    Departementasi Fungsional Departementasi Fungsional, organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit. Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Kebaikannya :

a.       Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

b.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

c.       Memusatkan keahlian organisasi

d.      Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

Kelemahannya :

a.         Menciptakan konflik antar fungsi

b.        Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

c.         Umpan balik yang lambat

d.        Memusatkan pada kepentingan tugasnya

e.         Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2.    Departementasi Divisional Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah; mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

a.         Struktur organisasi divisional atas dasar produk Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemprosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b.        Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Pengelompokkan kegiatan atas dasar, tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c.         Struktur organisasi divisional atas dasar langganan Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

D.  Koordinasi (Coordination)

Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

1. Pedoman Koordinasi :

a.    Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b.    Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c.    Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d.    Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif Kebaikan :

a.    Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.

b.    Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.

c.    Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

Kelemahan :

a.    Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

b.    Perbedaan dalam orientasi waktu

c.    Perbedaan orientasi antar pribadi

d.    Perbedaan dalam formalitas struktur

3. Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

a.    Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

b.    Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :

1)        Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.

2)        Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.

Ada beberapa hubungan lateral :

- Hubungan langsung

- Hubungan kelompok langsung

- Hubungan silang

E. Rentang Manajemen (Span of Control)

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif .

Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Departementasi adalah dalam memutuskan pola apa yang akan digunakan oleh organisasi untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatannya yang beragam untuk dilaksanakan dapat menggunakan beberapa cara, dimana kegiatan untuk mengelompokkan inilah yang disebut Departementasi. Ada 2 macam bentuk departementasi yaitu departementasi divisional dan departementasi fungsional.

B.     Saran

Demikian makalah yang telah penulis susun, penulis menyadari masih terdapat beberapa kekurangan dalam penulisan makalah ini, penulis mengharap kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat manambah pengetahuan serta lebih bisa memahami pokok bahasan, bagi para pembacanya dan khususnya bagi penulis.

Share on Google Plus

About Unknown

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.